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阿诺德·贝克很担心。作为戴维斯县食品银行(Davis County Food Bank)的董事会主席,他意识到,在2020年期间,受托人与该机构以及彼此之间的联系感在逐渐减弱。他怀疑这与董事会因COVID-19大流行而采取的虚拟会议有关,并担心这是董事会讨论在是否将食品银行服务扩展到新社区的问题上陷入僵局的主要原因。

他决定在8月的董事会会议上采取一些新的做法,来解决这种缺乏联系和僵局的问题。Baker将广泛的基于报告的议程替换为关注三个问题的议程,这些问题需要通过休息室、投票、可视化投票和聊天框问题进行持续的、积极的成员参与。他没有试图自己管理许多新的工作部分,而是征募了其他几位受托人来执行特定的职能,这不仅提供了必要的帮助,也让那些成员有更多的机会与他人建立联系。最后,他安排了一个单独的董事会社交活动,并启动了固定的员工办公时间,让董事会成员和员工可以进行非正式交流。

在一个月内,董事会成员以每个人都听到的方式制定了扩张决定。他们也在个人地建立关系和学习。通过寻找突破技术障碍的方法,董事会变得越来越有效和凝聚力。(看到这一点案例研究更多细节)。

虚拟董事会的挑战

当然,戴维斯县食品银行委员会在需要适应时并不孤单。2020年,无处不在的非营利组织在休息室,假期派对,筹款活动和社交机会的暂停,并且开始在像徒升这样的虚拟平台上举行会议,因为他们不得不。这些转变构成 - 并继续构成许多挑战。

首先,很难保持人们的参与。我们很多人都能应付无聊的面对面会议,但坏变焦就像坏电视一样,我们都有一个应对策略:退出。其次,虚拟交流比面对面交流更困难,因为我们只能记住这么多肢体语言。如果没有面对面的社交活动,就很难建立人际凝聚力和相互间的联系,而这对董事会的有效性至关重要。事实上,2017年Board Source的一项研究发现,人际关系影响木板的功能并注意到社交时间和协作之间的紧密联系。研究还表明,虚拟会议工具减少社会线索促进关系。

像贝克这样的董事会领导人以多种方式应对这些挑战,这让我们深受鼓舞。我们不确定是否有人做到了完全正确的,而且我们两人也不总是达成一致,所以下面的内容不是手册,而是关于董事会如何提高虚拟会议效率的一堆想法。

建立董事会效率的方法

1.联系成员和任务。虚拟会议可以包括提醒成员为什么他们服务的元素。事实上,给成员一个“影响修正”——提醒他们组织的积极影响——能让他们感到快乐和活力,而且实际上比亲自去做更容易。一种方法是通过简短的、与任务相关的视频剪辑。例如,在过去的一年里,音乐非营利组织SFJAZZ以其制作的表演录像举行和结束其董事会会议。

2.招募那些很难亲自参加会议的成员。虚拟作品使得否则将否则无法在托儿所等地理,通勤时间或家庭原因造成会议的人。旧金山为基础等组织国家艾滋病纪念馆在最近由于旅行费用,湾区以外的成员在湾区以外的少数成员,现在正在积极参与美国。

3.虚拟机上的新成员。虚拟工作的突然和 - 讲解性质可以使新成员的整合更加努力,特别是如果他们来自以前在董事会上没有代表的社区,并且可能与其他董事会成员的预先存在关系较少。值得投入额外的时间来整合新成员,几乎通过与主席,其他官员,甚至是指定的“董事会伙伴”的正式定位会和非结构化的社交会议。例如,斯坦福大学GSB管理委员会的副主席保罗维坦,在首次全部会议上,在新的董事上一对一地花费一次新任董事。

4.安排更短、更频繁的会议。人们的宽容宽容较少,而不是他们是一个人的课程。我们在缩放的虚拟平台上更快地轮胎出于多种原因,包括强烈的眼神交流。与每季度召开3小时的面对面会议不同,一些董事会发现,每6周召开90分钟或120分钟的虚拟会议能提高出勤率和参与度。作为Zetema项目马克(这篇文章的合著者)发现,更频繁、更有针对性的会议能够增强成员之间的凝聚力,有助于形成更强的社区意识。

5.重新考虑会议时间。董事会过去常常把会议安排在午餐时间,以避开高峰时间或下班时间。更短的会议时间、更少的通勤时间以及在某些情况下更灵活的工作安排,有利于居住在不同时区或有严格个人时间表的成员的出席。例如,扶贫组织的Liz Bender提示点社区说,“我们的董事会正常旅行[很多],很多人发现很难参加众议院会议。但25个董事会成员中的23名参加了最后一次会议 - 我们曾经有过的最佳出勤之一。“

6.最小化报告,最大化讨论。使虚拟会议具有吸引力需要仔细的编排。使用advance board数据包有效地传递重要信息,围绕两三个问题进行讨论和决策都是很好的做法。达里尔的使者犹太教改革联盟他建议:“尽量减少幻灯片的使用,这样人们就可以看到彼此。”预先记录信息共享,并保持会议讨论。这就需要一种不同的会议准备文化:人们需要阅读过材料。”

7.确保每个人都有发言的机会。随着虚拟会议可以更短,具有更紧密的议程,它可以很容易地忽视持谨慎态度的董事会成员。为了帮助确保人们Chime,Mark作出了他想在任何特定会议期间听到的会员清单。作为LGBT平等的全球运动主席所有出在美国,乔恩(这篇文章的合著者)利用画廊的视角去看、听和追踪每一个人,而不需要费力的脖子和耳朵。

8.充分利用虚拟工具进行提升参与。虚拟平台工具,如会议室、投票和聊天框,可以促进参与和增加成员之间的联系。它们有助于从成员那里获取信息,并将被动的听众转变为主动的参与者。事实上,Baker的案例研究表明,虚拟互动甚至比面对面互动更容易。分组讨论室允许所有成员在短至15分钟的会议片段中就问题发表意见。民意测验允许一系列的答案,而不是简单的举手投票,并且可以匿名来提高坦率程度。聊天框允许每个人同时回答一个问题,并在不中断讨论的情况下提出问题。

9.在冲突爆发时收取费用。在任何会议中,想法上的冲突都是有益的,也很有成效,但在虚拟会议中,很难解读肢体语言,也更难预测和妥善管理。当冲突演变成个人或冒犯性的冲突时,就会破坏凝聚力,尤其是当冲突发生在没有建立良好关系的董事会成员之间时。当脾气或冒犯性的言论爆发时,重要的是,主席要承认它们,并做好准备,如果成员的行为持续下去,就让他们闭嘴,甚至开除他们。

10.每次会议都给人们一个机会去了解彼此。人们加入董事会部分与其他成员建立联系和友谊,但这几乎不得不做。领导者可以通过询问每个人的位置以及它们是如何,或者做更多结构化的,或者要求成员响应泄露的提示或利用突破室自由地使用突破室的方式以非正式的方式提示个人连接。Lisa Wolverton的全球慈善网络慈善研讨会评论说,仅仅通过极速看到别人的房子就会产生一种更深的个人联系感

11.利用董事会会议之外的工作来建立联系。一些董事会正在增加召开委员会会议的次数,并促进小团队的工作,以增进关系和建立董事会凝聚力。安德鲁·巴尼特,社区建设网络主席教堂城市基金他说:“我们鼓励双边联系。我们可以建立一对一的配对、任务小组和委员会,这样做有双重目的,既能让事情发生,又能把董事会成员联系起来。”

12.组织外国会议外的社交活动,以促进关系。有时候我们需要一些不固定的时间去了解别人。考虑到这一点,国家艾滋病纪念馆的董事会创建了每月一次的“饮水机会议”——一个没有议程的虚拟会议。董事会成员Lonnie Payne说:“一开始我很怀疑,但事实证明它非常成功。总会有很多(会员)出席。”

13.让它成为一个团队的努力。如果这一切听起来让人难以承受,它确实如此。或者更确切地说,如果你自己去做的话,它就是。我们建议主席将会议角色分配给董事,比如迎宾员、聊天监控员和技术主管。贝克甚至使用了一个细节运行表来组织他的董事会的许多活动。这种团队合作也有助于建立凝聚力。彼得·巴布杜主席Blagrave Trust.是一位支持青年慈善机构的基础,告诉我们,“我确实思考在一起工作,在行动中互相看,使得难以决定,真的有助于加强债券。”

两全其美的

在虚拟环境中取得成功需要努力工作和愿意尝试。但我们采访的许多董事会成员都对结果感到惊喜,包括虚拟会议的出席率提高了,成员更愿意发言,以及更深入的个人关系。

长期来看,我们相信许多板将使用虚拟和人口的混合来运作。董事会领导人与六个时期的会员界面:“我们曾经每年有许多亲自会议,但当Covid限制消失时,我们每年只会有一个人的会议,并保持其余的虚拟。“

大流行导致的隔离和虚拟技术激发了一些伟大的想法,使每个董事会都有机会比以前更包容、更联系、更富有成效。抓住这一机会的董事会将在战胜这一流行病后变得比以往任何时候都更强大。